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Organizar un evento de marketing o ser expositor de ellos puede convertir tu negocio en un éxito total. Sin embargo, viene acompañado de un costo con respecto a los esfuerzos y el tiempo dedicado. La promoción del evento puede consumir una gran cantidad de tu tiempo, presupuesto y recursos, pero no tiene porque ser así. En este artículo, encontrarás la manera de llevar tu estrategia de marketing a la perfección y conocer cuáles son los errores más comunes que se deben evitar.

 

Los eventos permiten a las empresas compartir información que la audiencia más valora, para ganar nuevos clientes y crear una presencia de la marca. Los datos recogidos a disposición incluyen indicadores clave que dan una clara visión general de la empresa, tales como los ingresos de reserva, los ingresos de patrocinio, objetivos estratégicos, y el número de clientes potenciales, citas, ventas o número de asistentes.

 

Sin embargo, los indicadores antes mencionados son sólo un pequeño porcentaje de lo que se necesita para obtener un perfil completo de los clientes potenciales. El gasto de la organización del evento, tiende a ser elevado y no siempre es fácil de estimar el retorno de su inversión. Es por ello que muchas empresas deciden diferentes operaciones de marketing, que les proporcionan un ROI garantizado. ¡Pero el éxito no viene sin riesgo! ¿Cómo se puede convencer a la audiencia que se beneficiarán de la asistencia de tu evento? Vamos a examinar las acciones que cada organizador debe tomar en cuenta para asegurarse de que el evento será rentable para ambas partes.

 

Planeación y Medición

 

Antes del Evento

Esta no es una parte fácil. Las actividades que deben llevarse a cabo antes del evento, consumen la mayor parte del tiempo y comienzan con la construcción de una página web o de inicio, donde los asistentes potenciales pueden reservar su visita, leer el programa, comprobar la reserva y descubrir toda la información básica sobre el evento. Una vez que se prepara este punto, es el momento de ampliar las operaciones de marketing utilizando los medios sociales de mayor envergadura que nos lleva al uso de plataformas como LinkedIn, Twitter, Facebook o Instagram. Cada uno de estos canales te permite llegar a un público objetivo diferente y esto aumenta la posibilidad de asegurar más asistentes.

Otra forma común de promover un evento es la creación de una aplicación dedicada al evento. La aplicación ofrece muchas cosas que el sitio web no, es decir que además aumenta significativamente la participación de los asistentes en el día. Es especialmente importante hoy en día en la era del móvil cuando los teléfonos acompañan a la gente durante todo el día. También vale la pena destacar que la aplicación puede tener un costo relativamente bajo, ya que los anfitriones de eventos proporcionan un plataforma de publicidad donde se pueden vender espacios publicitarios dentro de la aplicación de banners o mensajes breves. Este enfoque ofrece un amplio margen de maniobra para conectar con tus asistentes de la mejor manera, finalmente el único límite es tu creatividad.

 

Durante el Evento

Durante los eventos, los asistentes a menudo entregan una bolsas y volantes, pequeños souvenirs, cupones, flyers sobre las conferencias, materiales de marketing, cupones de alimentos y así sucesivamente. Los expositores de los stand hacen todo lo posible para convencer a los participantes de pasar por ahí y familiarizarse con lo que ofrecen. Sin embargo, eso es más difícil de lo que se piensa, ya que muchos asistentes evitan los stand y más bien sólo se dirigen a las reuniones que tienen ya programadas o simplemente van a escuchar algunas de las conferencias más relevantes. Sin embargo, los participantes tienen que pasar por el área llena de gente donde se encuentran decenas de stands, así como pasar justo donde están las zonas de alimentos llenas también de bastante gente, lo que puede conducir a una completa frustración. De hecho, la experiencia de todas las partes implicadas (asistentes, expositores u organizadores) difiere mucho de lo que han esperado. ¿Cual es la razón? Mark Elliott (Director de Sparks4Growth, agencia de marketing digital) menciona que, “esto se debe a la falta de pensamiento innovador y la comprensión de los clientes, confiando al por mayor en los procesos que se han repetido año tras año en. Esto devalúa la experiencia de un evento para todo el mundo”. Por lo tanto, tienes que ser creativo, sobresalir entre la multitud y lograr sorprender a los asistentes entre las multitudes, en lugar de enfocarte en una simple promoción de tu producto o servicio.

 

Otra forma de aumentar la presencia de tu marca en tu audiencia es proporcionando a los asistentes una conexión Wi-Fi. Por desgracia, como siempre hay dos lados de la moneda, los participantes están satisfechos navegando por Internet, mientras que tienes que cubrir los costos del servicio sin ningún claro beneficio para tu negocio. Un buen movimiento aquí es suministrar a los asistentes tu marca en el Wi-Fi. La diferencia entre este servicio y la conexión Wi-Fi, es que el usuario inicia sesión con un solo clic a través de Facebook, Google o un formulario de registro, brindándote detallada información del usuario. Los datos están siendo recogidos en tiempo real y se segmenta el grupo objetivo de manera correcta. El software proporcionado recoge los datos demográficos (como el género, la edad, profesión), datos de comportamiento (incluyendo los intereses, las reacciones a las campañas de marketing), datos sobre el usuario móvil (por ejemplo, duración de la estancia) y así sucesivamente. Lo que es más, el Wi-Fi Social de acceso permite a los participantes compartir sus experiencias con sus redes sociales, impulsando la participación de los medios de comunicación social y aumentando la presencia de tu marca durante todo el evento mediante el etiquetado y el uso de hashtags.

 

Después del Evento

Esta es la parte cuando se ha cometido un error repetitivo, donde se niega todo el esfuerzo realizado antes y durante el evento. Muchos organizadores no pueden enviar incluso un simple “Gracias” a los asistentes o expositores. De hecho, estos pequeños gestos significan mucho en comunicación continua, así como correos de “Lo siento” a los que no pudieron participar (tal vez proporcionando videos editados de los principales oradores para mostrar lo que se perdieron).

Puede parecer que los grandes industrias sabrían cómo manejar correctamente esta parte del post-evento. ¡Pero esto en realidad está muy lejos de la verdad! El hecho más sorprendente es que los organizadores de los eventos más pequeños valoran más a sus participantes, a través del envío de mensajes de correo electrónico de seguimiento, presentaciones, vídeos y fotos post-evento. Esto no sólo ayuda a mantener buenas experiencias sobre el evento realizado, sino que también aumenta las posibilidades de que los asistentes regresen a tu próximo evento. También puede ser útil e interesante para aquellos que se registraron pero no pudieron participar en el evento. Los materiales suministrados después del evento les dará una visión clara de cómo fué, lo que reduce los costes de comercialización de los próximos eventos.

 

¿Dónde se filtra el beneficio potencial?

Si decides invertir en operaciones de marketing sólo hasta el final del evento, se pierde el enorme potencial que ofrecen los beneficios de trabajar en la etapa del “post-evento” y la inercia que invirtió en las dos primeras etapas. Sin esta parte, el círculo no se cierra, y todos los esfuerzos realizados se pueden ir a la basura.

 

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El marketing automatizado hace que sea más fácil mantener la comunicación en curso con los asistentes. En este punto del proceso, que ya tiene algunos puntos fuertes obtenidos como la recopilación de datos y del perfil del usuario… ya has recogido información detallada acerca de tus asistentes a través del proceso de registro y acceso por el Wi-Fi social, el seguimiento de su comportamiento con el uso del app de tu evento. Estos datos útiles te permitirán hacer un remarketing para los consumidores que ya tienes o incluso atraer a nuevos clientes potenciales. Se pueden presentar ofertas por correo electrónico con descuento en las entradas del evento del próximo año usando datos de los clientes existentes, contenido de calidad de los patrocinadores (pagado por la publicidad), así como también el remarketing puede utilizar los temas relacionados a los intereses de tus clientes o prospectos, por ejemplo enviando invitaciones para eventos, ofertas de descuento para los clientes que te siguen, o para los seguidores de tu página en redes sociales.

 

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La planificación de eventos utilizando el software de marketing automatizado puede ayudar a organizar cada etapa del proceso de pre-comercialización para publicar eventos de marketing. Por otra parte, se combina cada canal o táctica (correos electrónicos, páginas de destino, formularios en línea) en una sección orgánica del software. Después de la ejecución de las operaciones automatizadas, puede guiar a los asistentes a lo largo de la jornada del evento. Se puede llegar a un aprendizaje a través de la reflexión y el análisis en cuanto a lo que hará que cada uno de tus próximos eventos planificados sea más fácil de lo que podría haber hecho en el pasado, como el ahorro de costos, recursos y tiempo.

 

Un artículo editado en colaboración con Mark Sean Elliott, Director  de Sparks4Growth, una Agencia de marketing digital en Londres.