Muchos de los trabajadores hoy en día sufren por la procrastinación, las distracciones y la falta de eficiencia. Según el informe de Udemy de este año, el 78% de los empleados de la Generación Z y Millennials admiten que están distraídos en el trabajo, y la falta de productividad hace que se sientan estresados ​​y desmotivados. ¡El tiempo que los trabajadores pasan en Facebook podría costar a las empresas miles de millones cada año! Afortunadamente, este problema puede ser resuelto. Hay muchos trucos y aplicaciones para cada dispositivo que te ayudarán a enfocarte y dejar atrás los hábitos que perjudican tu productividad.

Estos son nuestros consejos sobre cómo puedes aumentar tu productividad con 10 apps útiles:

 

1. Automatiza lo que se puede automatizar y ahorra tiempo

Realmente vivimos en el siglo XXI, entonces, ¿por qué seguir haciendo manualmente las tareas que se pueden automatizar fácilmente? Un gran ejemplo son las actividades de marketing. El software de automatización de marketing, como SALESmanago, es una poderosa herramienta que te permite automatizar actividades clave de marketing. Diseña los workflows: una serie de acciones automáticas (por ejemplo, enviar un correo electrónico) activadas con un evento de su elección (por ejemplo, el cliente visita una página específica). Deja que el trabajo se realice automáticamente y no te preocupes de ello innecesariamente.

 

2. Organiza las tareas

Mantén un registro claro de las cosas que tienes que hacer y no pierdas el tiempo todos los días tratando de recordar qué exactamente planeabas lograr. Las tareas que no son anotadas y planeadas tienden a ser olvidadas… hasta que llega la fecha límite y el pánico se hace cargo. Si eso te suena demasiado familiar, definitivamente necesitas una herramienta para la gestión de tareas, como Todoist. Es una gran manera de organizar cada uno de tus días, establecer fechas de vencimiento para los proyectos y tener el control sobre tus tareas en tu vida profesional y privada.

 

3. Administrar proyectos de manera eficiente

Hay muchas soluciones para la administración de proyectos, pero el problema con la mayoría de ellas es que son demasiado complicadas e, irónicamente, toma demasiado tiempo aprender a usarlas con destreza. Este tipo de aplicación necesita ser poderosa, pero simple de usar, y Nozbe es exactamente así. Ofrece funciones extremadamente útiles para equipos pequeños y grandes que simplifican la cooperación en todo tipo de proyectos. ¡Comparte proyectos con quien quieras, delega tareas, sube archivos, agrega comentarios y simplemente haz tu trabajo!

 

4. Supervisa tu productividad

Incluso si prometes ser más productivo, inconscientemente dejas que tus pensamientos vaguen de vez en cuando en lugar de enfocarte en el trabajo duro. Pero no te preocupes, hay herramientas que te ayudarán a rastrear cuánto tiempo pasaste realmente trabajando… y cuánto con la cabeza en las nubes. Rescue Time es una aplicación freemium que se ejecuta en segundo plano en tu computadora y supervisa el tiempo que pasas trabajando, o simplemente procrastinando, en cada aplicación y sitio web. Tienes acceso a informes detallados sobre tu actividad, divididos en tiempo productivo e improductivo.

 

5. Haga un seguimiento del tiempo dedicado a proyectos específicos

Otra solución útil es el seguimiento del tiempo dedicado a cada tarea, proyecto o cliente específico. Esta es una característica que encontrarás dentro de la versión gratuita de Toggl, una aplicación perfecta para equipos, autónomos y agencias que comparten su tiempo entre varios clientes y proyectos. Es súper simple de usar ya que solo necesitas presionar un botón en la aplicación para iniciar el temporizador. Después recibirás unos informes extensos con muchos datos que te ayudarán a analizar tu productividad y rendimiento.

 

6. No dejes que las mejores ideas se te escapen

Seguramente conoces la sensación cuando una idea brillante se te ocurre en el momento más inesperado: en el autobús, en la ducha o cuando estás de compras. Y cuando finalmente tomas un pedazo de papel para capturar lo que exactamente se te ha venido a la mente… Lo que logras recordar es solo una sombra de la gran idea. Sabemos cómo duele, y por eso te recomendamos utilizar Evernote, una herramienta increíble para tomar notas, preparar resúmenes de reuniones, crear listas y organizar todo para no perderse.

 

7. Coopera productivamente con tu equipo

Quip es una herramienta para equipos, disponible para iOS y Android. Comparte documentos y hojas de cálculo con tus compañeros de trabajo y lleva la cooperación a un nivel completamente nuevo con un chat integrado para conversar sobre los proyectos en tiempo real. También te permite incorporar datos dinámicos vinculados a una hoja de cálculo, por lo que nunca más tendrás que recordar actualizar los números en tus documentos. Los creadores de esta aplicación que ahorra tiempo garantizan un aumento del 46% en la productividad, ya que el número de reuniones se puede reducir hasta en un 38%. ¿Suena imposible? ¡Entonces deberías probarlo tú mismo!

 

8. Enfócate en lo que realmente importa

Si tus pensamientos vagan demasiado en direcciones inesperadas, entonces puedes probar una aplicación basada en la famosa Técnica Pomodoro, por ejemplo FocusBooster. ¿Cómo funciona? Básicamente, te enfocas en una sola tarea por 25 minutos. Cuando pasa este tiempo, la aplicación te avisa con un alarma y te toca descansar durante 5 minutos antes de otro ciclo de concentración de 25 minutos. Después de cuatro sesiones de productividad intensa, obtienes un descanso más largo. Los entusiastas de este método aseguran que ayuda a minimizar las interrupciones y mejorar el resultado final.

 

9. Escribe sin interrupciones

Si te ganas la vida escribiendo, conoces las distracciones dañinas que acechan en todas partes y te hacen abandonar a medio camino la oración que estás escribiendo. En estos casos un editor para escribir sin distracciones como OmmWriter es útil. Puedes abrirlo en modo de pantalla completa con todas las notificaciones bloqueadas. El diseño minimalista y la interfaz limitada a funciones básicas te ayudarán a enfocarte solo en la creación. Si lo prefieres, también puedes configurar un fondo inspirador o poner música estimulante.

 

10. Lleva tu comunicación por correo electrónico al próximo nivel

Consigue el “Inbox Zero” con Boomerang, un plug-in para Gmail, que mejorará este cliente de correo electrónico habitual con nuevas y sorprendentes funciones. Te permite programar los correos electrónicos para enviarlos más tarde y establecer recordatorios para mandar otro email al destinatario después de un cierto tiempo. Para mantener tu bandeja de entrada más limpia, puedes ocultar los correos electrónicos que no necesitas en este momento y elegir cuándo quieres que vuelvan a aparecer. La versión premium también incluye una característica genial que utiliza Inteligencia Artificial para predecir la probabilidad de recibir una respuesta a tu correo electrónico sobre la base de factores tales como la cantidad de palabras, cantidad de preguntas, estilo, etc.

 

Esperamos que estas listo para cambiar tus hábitos improductivos para siempre (¡y que en realidad no procrastinabas leyendo esta entrada!). Recuerda que la perseverancia es la clave y seguramente pronto verás el efecto del aumento de la productividad.